Wie man das Medium E-Mail benutzen sollte

(2008-12-06)

sprich: wie du (mit mir) effizient kommunizieren kannst.

Ich denke, dass man mit vielen Dingen effizienter arbeiten kann, als es viele Leute denken und tun. Dazu gehört zum Beispiel das Arbeiten mit E-Mails. Die folgenden Grundsätze habe ich mir im Laufe der Zeit überlegt und bin der Meinung, dass sie allgemeingültig für jeden sind. Davon ausgenommen sind natürlich Gründe wie „Meine Firma schreibt vor, dass wir alle Outlook benutzen.”, die auch durchaus sinnvoll sein können.

1.) Die Vergabe eines sinnvollen Betreffs

Der Betreff sollte in möglichst wenigen Worten wiedergeben, worum es in der Mail geht (soweit so gut). Sofern ein Betreff nicht sinnvoll ist, weil die Mail nicht sinnvoll ist, oder weil die Mail keinen Inhalt bis auf eine Datei enthält, gibt es folgende Möglichkeiten:

  • „Dies und das”
  • „Grüße aus Spanien”
  • ich_auf_der_party.jpg

Der Betreff sollte jedoch auch geändert werden, wenn sich der Inhalt der Diskussion ändert. Recht häufig passiert das in Kombination mit dem nächsten Grundsatz:

2.) Nicht antworten, sondern eine neue Mail schreiben, wenn es um ein neues Thema geht

Oftmals benutzen Gesprächspartner die Antwortfunktion ihres Mailprogramms, da sie nicht mehr wissen, wie meine Adresse lautet. Anstatt sich kurz mit einem Adressbuch vertraut zu machen (wie es sie für alle mir bekannten Mailprogramme gibt), geben sie sich die Blöße, mir zu zeigen, dass sie inkompetent sind, was Mails angeht.

Denn entgegen der Annahme, dass man das ja nicht unterscheiden könne, was nun eine Antwort sei oder eine neue Mail (man denke an einen Brief), merken das Nutzer von ordentlichen Mailprogrammen sofort, da die Mail nicht chronologisch einsortiert wird, sondern im bisherigen Diskussionsverlauf – der bereits einige hundert Mails zurückliegen kann.

3.) Das Senden von Plaintext-mails

Da man via Mail jede beliebige Dateiart verschicken kann, ist es nicht sonderlich abwegig, HTML-Dateien zu verschicken. Leider fingen irgendwann Programmierer an, diese HTML-Dateien direkt darzustellen, sodass wiederum andere Programmierer sich über die vielen neuen Gestaltungsmöglichkeiten und Knöpfe in ihren Mailprogrammen freuten.

Es ist allerdings so, dass Mails in erster Linie aus Text bestehen und somit alle Mailprogramme Text anzeigen können, wohingegen einige Programme kein HTML anzeigen können oder einige Anwender (wie ich) kein HTML anzeigen wollen. In HTML-Mails verstecken sich in der Regel nur unnötige Grafiken (besonders hübsch aussehende Signaturen) oder Tracking-Pixel von Werbenden. Wer sich die Mühe macht, eine ordentliche HTML-Datei zu schreiben, wird sie auch online stellen wollen und kann somit einfach einen Link zu ihr schicken. Das hat den Vorteil, dass man die Seite dann auch gleich im richtigen Browser anschauen kann, der dafür da ist, HTML-Seiten anzuzeigen.

Sofern du dir HTML-Mails anzeigen lässt, setzt du dich vermutlich unnötigen Risiken aus. In deinem eigenen Interesse solltest du das also ausschalten.

Was die vermeintlichen Vorteile, also die Gestaltungsmöglichkeiten, angeht: Die von mir (!) gewünschte Schriftgröße und Schriftart lege ich in meinem Mailprogramm fest, nicht umgekehrt. Für Hervorhebungen kann man Konventionen wie das Einschließen von Text in *Sternen* oder das _Unterstreichen_ von Text verwenden. Geeignete Mailprogramme zeigen das dann auch richtig an (zum Beispiel mutt).

4.) Korrektes Zitieren

Hier möchte ich auf folgende Anleitung verweisen, die wirklich alles abdeckt, was man wissen sollte und wie eine Antwort aussehen sollte:

http://www.afaik.de/usenet/faq/zitieren/download/zitieren-alles.html

Dieser Punkt ist einer der wichtigsten! Ohne korrekte Zitate macht es einfach keinen Spaß, eine Diskussion zu führen.

5.) Dateien nicht in Archive packen

Glücklicherweise habe ich das nicht so oft erlebt, aber was Dateiformate sind, scheinen viele nicht zu verstehen. Daher hier eine kurze Übersicht:

  • Bilder: jpg, png, tiff
  • Texte: txt, html, tex, (doc – siehe Grundsatz 6)
  • Videos: mpg, avi (wobei man sich bei Videos eine geeignetere Übertragung suchen sollte)

Bei Bildern und Videos ergibt es keinen Sinn, diese nochmal in ein ZIP-Archiv (oder ähnliches) zu packen, da sie bereits komprimiert sind. Erweiterungen wie „bxAutoZip”, die automatisch alle Anhänge packen, sind daher kompletter Schwachsinn, es sei denn, man verschickt sehr häufig sehr gut komprimierbare und sehr große (!) Texte.

Bedenke auch: Die base64-Enkodierung von Dateien, die in Mails erforderlich ist, macht aus einer 2,2 MB-Datei schnell eine fast 3 MB große Datei. Außerdem kann der Empfänger deiner Mail ein Limit haben für Anhänge. Im Zweifelsfall ist ein anderer Übertragungsweg (zum Beispiel das Austauschen einer CD) also besser geeignet.

Leider ist es allerdings auch so, dass viele kaputte Mailsysteme (Outlook/Exchange mit entsprechenden Filtern, web.de, …) nur Archive zulassen, was zwar keinen Nutzen hat (denn Antivirenprogramme schauen auch in Archive und Anwender packen Archive aus, von daher gewinnt man nichts), aber leider häufig vorkommt.

6.) Versenden von Dateien in freien Formaten

Anstelle von Word-Dokumenten (.doc) sollte man lieber ein freies Format verwenden, am besten .txt, falls machbar (sprich: Falls das Dokument ohne Bilder sinnvoll nutzbar ist). Das Versenden von Dateien im .txt-Format garantiert unter anderem eine sehr gute archivierbarkeit. Selbst in vielen Jahren wird man einfache Textdateien noch lesen können, ob dann spezielle Office-Programme noch existieren und mit den alten Dateien noch etwas anfangen können, ist fraglich.

Sofern das Dokument nicht ohne Bilder nutzbar ist, ist eine PDF-Datei die beste Wahl, da sie mit Abstand auf den meisten Rechnern angezeigt werden kann (gegenüber anderen, spezifischen Office-Programmen).

Sollte das Dokument bearbeitet werden und hin- und hergeschickt werden müssen, muss man sich natürlich im Vorfeld darauf einigen, welches Format benutzt werden soll. Eine gute Wahl ist sicherlich OpenOffice, da es für Windows, Linux und Mac OS X frei verfügbar ist.

Hinweis für Office 2007-Nutzer: Bevor du eine .docx-Datei verschickst, nimm doch lieber eine .doc-Datei (sofern .txt und .pdf wirklich nicht geht). Für doc-Dateien gibt es wenigstens Programme, die daraus den Text extrahieren können.

7.) Automatische Mailbeantworter

Wenn man im Urlaub ist, mag es legitim sein, einen Mailbeantworter einzuschalten, der den Sender informiert, dass man so schnell nicht antworten wird. Es gibt aber auch Menschen, die einen jederzeit eingeschalteten Mailbeantworter haben, was unglaublich nervig ist.

Der Grund, warum diese das so handhaben, ist wohl, um der Frage „Hast du meine Mail bekommen?” auszuweichen, obwohl diese mit einem „No news are good news” schnell beantwortet wäre – solange keine Fehlermail eintrifft, kann man davon ausgehen, dass die Mail ordnungsgemäß angekommen ist.